Mevzuat
OVACIK KAYMAKAMLIĞI İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Genel Esaslar
Amaç
MADDE 1- Bu Yönergenin amacı; Ovacık Kaymakamlığı’nda imzaya yetkili görevlileri belirlemek, kamusal görevlerin hukuka ve mevzuata uygun olarak, yetki ve sorumluluk ilkesine göre yapılmasını sağlamak suretiyle görev ve hizmetlerin süratli, verimli ve düzenli olarak yürütülmesini temin etmek, kamu hizmetlerinin yürütülmesinde koordinasyonu, işbirliğini ve bütünlüğünü sağlayarak zaman, işgücü ve kaynak israfını önlemektir.
Kapsam
MADDE 2- Bu yönerge 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu ve ilgili mevzuat uyarınca, Kaymakamlık ve bağlı Kurumlara ait iş bölümü ile bu kuruluşların yapacakları yazışmalarda ve yürütecekleri işlemlerde Kaymakam adına imza yetkisi kullanma ilke, şekil ve şartlarını içerir.
Dayanak
MADDE 3-Bu yönerge 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu,3152 sayılı İçişleri Bakanlığı Teşkilat Ve Görevleri Hakkında Kanun, 3046 Sayılı Bakanlıkların Kuruluş Ve Görev Esasları Hakkında Kanun, Valilik Ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev Ve Çalışma Yönetmeliği, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas Ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümleri uyarınca hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4- Bu Yönergede Geçen;
Kaymakamlık: Ovacık Kaymakamlığını,
Kaymakam: Ovacık Kaymakamını,
Makam: Ovacık Kaymakamlık Makamını,
Yazı İşleri Müdürlüğü : Ovacık Kaymakamlığı Yazı İşleri Müdürlüğünü,
Yazı İşleri Müdürü: : Ovacık Kaymakamlığı İlçe Yazı İşleri Müdürünü,
Birim : İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü, İlçe Jandarma Komutanlığı, İlçe Emniyet Amirliği, İlçe Nüfus Müdürlüğü, İlçe Özel İdare Müdürlüğü İle Genel İdareye dahil Daire Ve Kuruluşları ve Belediye Başkanlığını,
Birim Amiri : Kurum Ve Kuruşların En Üst Yöneticilerine,
Büro Yetkilisi : Ovacık Kaymakamlığı Yazı İşleri Müdürlüğü Şefi, Veri Hazırlama Kontrol İşletmeni Ve Bilgisayar İşletmenini,
S.Y.D.V. : Sosyal Yardımlaşma Ve Dayanışma Vakfını İfade Eder.
İLKELER VE USULLER
MADDE 5- Bu yönergenin uygulanmasında aşağıdaki ilke ve yöntemler geçerlidir.
a) Yetki ve sorumlulukların dengeli zamanında ve doğru kullanılması esastır.
b) Bu yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasından, yönergeye göre hareket edilmesinden ve kontrolünden ilgili birim amirleri, kendilerine teslim edilen belgelerin ve yazıların muhafazasından Kaymakamlık Yazı İşleri Müdürü, Bilgisayar İşletmeni, V.H.K.İ ile birimlerin evrak teslim alma ile görevlendirilen personeli sorumludur.
c) Her kademe sorumluluğu derecesinde bilmek durumunda olduğu konular üzerinde aydınlatılır.”Bilme Hakkı” yetki derecesinde kullanılacaktır, bu amaçla;
1) Her Makam sahibi imzaladığı yazılarda üst Makamların bilmesi gerekenleri takdir ederek zamanında bilgi vermekle yükümlüdür.
2) Kaymakam İlçe yönteminin tamamında, Daire ve Birim Amirleri kendi birimleri ile ilgili olarak “Bilme Hakkını” kullanır.
3) Gizli konular sadece bilmesi gerekenlere, bilmesi gerektiği kadar açıklanır.
ç) İmza yetkisinin devrinde Kaymakam’ın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır. Kaymakam gerek gördüğünde, devrettiği yetkileri her zaman kullanabilir.
d) Kaymakamlık ile diğer Makamlar arasında yapılacak yazışmalarda imza yetkisinin kullanılmasında muhatap Makamın seviyesiyle birlikte konunun kapsam ve öneminin göz önünde tutulması temel ilkedir.
e) Yazılar bütün ara kademe amirlerinin parafı alınmadan kesinlikle Makam’a imzaya sunulmaz.
f) Bu yönerge kapsamında birim amirleri kendi aralarında emir ve direktif niteliği içermeyen yazışmaları doğrudan yapabilirler.
g) Yetkilinin izinli veya raporlu olduğu hallerde vekili imza yetkisini kullanır. Bilahare asıl yetkiliye yapılan iş ve işlemlerle ilgili bilgi verilir.
ğ) Kendisine yetki devredilenler, bu yetkiyi Kaymakam’ın onayı olmadıkça bir başkasına devredemez.
h) Birden fazla birimi ilgilendiren veya görüş alınmasını gerektiren yazıların paraf kısmında koordinasyon birimi olarak birim amirlerinin ön parafı bulunur.
I) Birim amirleri birimlerden çıkan bütün yazılardan sorumludur.
i) Yazıların ilgili olduğu birim tarafından hazırlanması ve dağıtımının yapılması esastır.
j) Yazılar varsa ekleri ile birlikte imzaya sunulur.
k) Birim amirleri kendi konuları ile ilgili olarak Kaymakamlık ’tan gönderilen başvuruları incelemeye, kaydını yaptırarak aldıkları dilekçelere yazılı olarak cevap vermeye yetkili ve bu işlerden sorumludur.
l) Doğrudan Makam’a verilen özellik arz eden dilekçelerin cevap yazıları Kaymakam tarafından imzalanacaktır.
m) Basında çıkan yazı, şikâyet, ihbar ve Valilikten gönderilen dilekçeler, ilgili daire amirleri tarafından dikkatle incelenerek, sonuç Kaymakama bildirilecek ve cevap şekli Kaymakam tarafından takdir edilecektir.
n) Normal evrak havalesi; evrak masasında posta, kurye, evrak dağıtıcısı ve faksla gelen evraklar açıldıktan sonra incelenecek ve Makam’ın görmesi gerekenler Yazı İşleri Müdürü tarafından dosya gömleği veya imza kartonu ile Makam’a arz edilecektir.
o) Gizli evrak havalesi; özellik taşıyan gizli, çok gizli veya isme yazılı evraklar açılmadan Makam’a sunulacak ve Makamın talimatı doğrultusunda işlem yapılacaktır.
ö) Yazıların zamanında gereğinin yapılmasından ve cevaplandırılmasından Birim Amiri, ilgili Şef ve Memur sorumlu olup, herhangi bir tekide mahal verilmeyecektir. Günlü ve ivedi yazılar belirtilen günde, normal yazılar ise işlem gerektirenler hariç en geç üç gün içinde gereği yapılarak cevaplandırılır.
p) Her türlü dilekçenin en geç 15 gün içinde cevabı verilir. Eğer iş ve işlemler devam ediyorsa hangi safhada olduğuna dair yine en geç birer aylık zaman aralıklarıyla ilgili makam ve kişilere cevabı yazılır ayrıca sonuç bildirilir. 4892 sayılı bilgi edinme kanunu kapsamında olan dilekçeler için bu kanunda belirtilen süreler geçerlidir.
r) Güvenlik soruşturması ve arşiv araştırmasına ilişkin yazılar,
Yazıların İmzaya Sunulmasında Yöntem
MADDE 6- Yazıların imza için Kaymakamlık Makamına sunulmasında aşağıdaki hususlar göz önünde bulundurulur.
a) Bilgi vermeyi ve açıklama yapmayı gerektiren yazılır, bizzat birim Amirleri tarafından Kaymakam’ın takdir ve onayına sunulur.
b) Kaymakam’ın imzasına sunulacak diğer yazılar Kaymakamlık sekretarya hizmetlerini yürüten görevli personele teslim edilir.
c) Çok acil ve gecikmesinde sakınca bulunan haller hariç imza için beklenilmeyip, teslim edilen ilgiliden bilahare geri alınır.
d) Atama, yer değiştirme, açığa alınma, işten el çektirme, göreve iade, işyeri açma kapatma, memurlar ile gerçek veya tüzel kişilere idari ceza yaptırımları, insan hakları, tüketici hakları vb. önem arz eden yazılar bizzat birim amirleri tarafından önceden bilgi verilerek imzaya sunulur.
e) İlçe dışına çıkıldığında harice yazılan yazılar, olur ve onay yazıları ile önemli diğer yazılar bekletilecek, diğer zamanlarda yazışmaların bir düzen oluşturması bakımından öğleden önce saat 10.30’da öğleden sonra ise 15.00’da Makam’a sunulacaktır.
İKİNCİ BÖLÜM
Devredilen Ve Devredilmeyen Yetkiler
Kaymakam’ın İmzalayacağı Yazılar
MADDE 7- Kaymakam tarafından imza edilecek yazılar şunlardır;
a) Valilik Makamı’ndan gelen yazılara verilecek cevaplar ile Valilik Makamı’na arz edilecek yazılar,
b) Yetki devrinde açıkça belirtilenlerin dışında olan ve Kanun, Tüzük ve Yönetmeliklerde bizzat Kaymakam tarafından imzalanması veya onaylanması gerektiği bildirilen bütün iş ve işlemler, ayrıca özellik arz eden konular; Kaymakamlık görüşünün belirtildiği yazılar, şikayet veya güvenlik talebi ile ilgili dilekçeler; taltif, tenkit, veya tecziye yazıları; “gizli” ve “çok gizli” damgalı yazılar,
c) Prensip, yetki ve uygulamada meydana gelen usulleri ve sorumlulukları değiştiren yazılar,
ç) Şifreli, gizli ve kişiye özel Kaymakam adına gelen yazılara verilecek cevaplar,
d) Devletin hüküm ve tasarrufunda ya da hazinenin özel mülkiyetinde bulunan taşınmazların özellik arz eden bir amaca tahsisi ile ilgili bulunan yazılar,
e) Emniyet ve asayiş ile ilgili bütün yazılar,
f) Teftiş raporu ve layihaların sonuçlarının izlenmesine ilişkin yazılar,
g) 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun uyarınca verilecek, onaylar ve kararlar,
ğ) 3091 sayılı Taşınmaz Mal Zilyetliğine Yapılan Tecavüzlerin Önlenmesi Hakkında Kanuna göre verilecek kararlar,
h) Kaymakam’ın bizzat imzalamayı uygun gördüğü diğer yazılar,
ı) Adaylığa kabul edilme, adaylığın kaldırılması ve asli memurluğa atanma karşılıklı olarak yer değiştirme, ikinci görev verilmesi, geçici görevlendirmeler ile disiplin soruşturmalarının başlatılması ve göreve iade ile ilgili onaylar,
j) Daire ve müesseselerde çalışan memur ve müstahdemlerden asli vazifesine halel gelmemek şartı ile genel ve mahalli hizmetlere müteallik işlerin görülmesinin istenmesine ilişkin onaylar,
k) Umuma açık yerlerin açma ve kapama onayları ile derneklerin faaliyetten alıkonma ve faaliyetlerine izin verme onayları,
l) Memurların ödüllendirme, cezalandırma sicil verme ve terfilerine ilişkin onaylar,
m) Afet anında faaliyete geçecek komisyonların teşekkülüne ve çalışmaları ile ilgili programların yapılmasına ilişkin onaylar,
n) Afetin meydana gelmesinden sonra 18-65 yaş arasında bütün erkeklere görev vermek, resmi ve özel her türlü taşıt araçlarına el koyma ve acil satın almalar ile ilgili onaylar,
o) İlçe İdare Şube Başkanlarının ilçe dışına araçlı veya araçsız görevlendirmelerine dair onaylar,
ö) 4734 sayılı kamu ihale kanunu ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Ve Kontrol Kanunu gereğince Kaymakam onayı gerektiren işlemler,
r) Mahalli her türlü kurul ve komisyonlar bizzat Kaymakam’ın başkanlığında yapılacak ancak duruma göre gerektiğinde bazı kurul ve komisyon başkanlıkları için İlçe İdare Şube Başkanlarından görevlendirme yapılacaktır.
s) İlçe dışına çıkacak taşıtların görevlendirme onayları ( Ambulans ve sağlık araçları görevlendirmeleri Başhekim tarafından yapılacaktır.
Personel İzin İşleri:
a)-Tüm Kurumlarda görevli Kamu Personelinin yıllık izinlerinde göreve başlama ve ayrılma yazılarının (Göreve başlama ve ayrılmada yıllık izin kartları ile birlikte ) Makama arz edecekler.
b) Ancak İlçe jandarma Komutanlığına bağlı Merkez ve dış Karakol Komutanlıkları ve Karakol personel izinleri İlçe Jandarma Komutanı tarafından verilecektir.
Yazı İşleri Müdürü Tarafından Kaymakam Adına İmzalayacağı ve Onaylayacağı Yazılar
MADDE 8- Yazı İşleri Müdürü tarafında imzalanacak ve onaylanacak yazılar şunlardır;
a) Kaymakamlığa gelen (“gizli”,”çok gizli”, “kişiye özel”,” hizmete özel” yazılar, şifreler ile doğrudan Vali tarafından açılır, evrak üzerine gideceği birim yazılır, kaydı yapılır.
b) “İvedi”, “Günlü” ibareli yazılar Kaymakam tarafından havale edilir. Ancak acil durumlarda yazı işleri müdürü tarafından havalesi yapılır, sonucu takip edilir ve en kısa zamanda Makama bilgi verilir.
c) Doğrudan Kaymakamlık Makamı’na yapılan başvurular bir özellik arz etmediği, Kaymakam tarafından görülmesinde bir gereklilik olmadığı, bir ihbarı ya da şikayeti kapsamadığı takdirde, İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünce kaydı yapılarak, ilgili daireye yine Yazı İşleri Müdürü tarafından havale edilir. Bu şekilde ilgili kuruluşa giden evrak işleme konulur.
ç) Tebligat işlemleri.
d) 3091 Sayılı Kanuna göre tahkikat memurlarının görevlendirilmesi (Onay makamdan alınacaktır),
e) Yükseköğretim öğrencilerinin kredi veya yurt başvurularında ailesinin ekonomik ve sosyal durumunu belgeleyen evrakın tasdiki,
f) 4483 sayılı Yasa gereğince Kaymakam tarafından verilen “Soruşturma İzni Verilmesi” veya “Soruşturma İzni Verilmemesi” kararlarının ilgili makam ve kişilere (üst yazıların imza edilmesi dışındaki) tebliğ ve tebellüğ işlemleri ile diğer tebligat işlemleri,
g) İkamet ettiği mahallenin muhtarı tarafından tasdiklenmiş olmak kaydı ile Kredi Yurtlar Kurumuna, Başbakanlık Sosyal Yardımlaşma Ve Dayanışmayı Teşvik Fonuna veya üniversitelere takdim edilmek amacıyla öğrenciler tarafından istenen öğrenci ailelerine yönelik “Meslek Beyan Belgeleri”,
ğ) Askerlik şubesinden yoklama kaçağı, firar, bakayaların yakalanmasına ve düşümlere ilişkin yazıların ilgili zabıtaya havalesi,
h) Yanlış geçen yazıların ilgili makama gönderilmesine ilişkin yazılar,
İlçe Birim Amirleri Tarafından İmzalanacak Yazılar
MADDE 9- Aşağıda belirtilen hususları içeren yazılar İlçe Birim Amirleri tarafından “Kaymakam Adına” imza edilir.
a) Birim amirleri sadece kendi konuları ile ilgili başvuruları bu yönergede belirtilen kurallar çevresinde (ihbar, şikayet, atama, vb. istisnalar dışında) doğrudan doğruya kabul etmeye, kaydını yaparak konuyu incelemeye ve eğer istenen husus; bir durum beyanı veya yasal bir durumun açıklaması ise bunu dilekçe sahiplerine yazılı olarak bildirmeye yetkilidirler.
d) Maaş ödeme belgelerinin eki niteliğinde olan “birleştirilmiş banka listeleri” Mal Müdürü tarafından “Kaymakam Adına “ imza edilir.
İlçe Emniyet Amiri Tarafından İmzalanacak Yazılar
MADDE 10- Aşağıda belirtilen hususları içeren yazılar İlçe Emniyet Amiri tarafından imza edilir;
a) Polis adayları ile ilgili her türlü yazışmalar,
b) Polis eşlerine ilişkin yazışma ve onaylar,
c) Adres tespit yazışmaları.
İlçe Jandarma Komutanı Tarafından İmzalanacak Yazılar
MADDE 11- Aşağıda belirtilen hususları içeren yazılar İlçe Jandarma Komutanı tarafından imza edilir;
a) Adres tespit yazışmalarının yapılması.
İlçe Milli Eğitim Müdürü Tarafından İmzalanacak Yazılar
MADDE 12- Aşağıda belirtilen hususları içeren yazılar İlçe Milli Eğitim Müdürü tarafından imza edilir;
a) Öğretmenler kurulu toplantıları,
b) Sportif müsabaka, bilgi yarışması izin ve olur’ları,
c) Okullarda yapılan müsamere, şenlik, yarışma, seminer, toplantı vb. etkinliklerin onayı,
ç) Yarışma, inceleme, değerlendirme, kutlama ve anma programlarında görevlendirilen öğretmenlerin onayları,
e) Sporcu öğretmenlerin izin onayları,
f) Spor yarışmalarında ve spor kollarında görevlendirilen personelin görevlendirme onayları,
ğ) Özel öğretim kurumları ve öğrenci yurtları personelinin istifa onayları,
h) Halk Eğitim Merkezi kurs onayları.
İlçe Müftüsü Tarafından İmzalanacak Yazılar
MADDE 13- İlçede bulunan tarihi vasıftaki camilerin gezi, fotoğraf çekme vb. izin onayları İlçe müftüsü tarafından imza edilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Yazışma Usulü, Sorumluluk ve Yönergedeki Boşluklar
Yazışma Usulü
MADDE 14- Birimler, yazışmalarında aşağıdaki hususları dikkate alarak yazışma yapacaklardır+;
a) Yazışmalar şekil ve esas bakımından 02/2/2015 tarihli ve 29255 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” hükümlerine uygun olarak yapılacaktır.
b) Onay yazılarında, teklif eden Birim Amirinin ismi ile “Uygun görüşle arz ederim” ibaresinden sonra ilgili Birim Amirinin ismi açılarak Kaymakam’ın onayına sunulacaktır.
c) Bilhassa Valilik Makamı’na yazılacak yazılarda silinti ve karalama yapılmayacak, suretlerde mutlaka ilgililerin parafları bulunacaktır.
ç) Bu yönerge ile devredilen yetkiler çerçevesinde “ Kaymakam adına” yapılacak her türlü havale, onay ve yazışmalar “Kaymakam’a.” İbaresi kullanılarak yetki devredilenin adı ve unvanı ortalanarak yazılmak suretiyle yapılacaktır.
Sorumluluk
MADDE 15- Yönergenin uygulanması ve sorumluluğu yönünden aşağıda belirtilen hususlara uyulacaktır;
a) Bu Yönerge ile verilen yetkilerin tam ve doğru olarak kullanılmasından, Yönergeye uygunluğun sağlanmasından, yazışmaların emir ve usullere uygun yapılmasından ve dosyaların korunmasından birim Amirleri ve birimlerin yazı işleri görevlileri sorumludur. Buna esas olmak üzere yönerge tüm memurlara imza karşılığında okutulacak ve yönergenin bir örneği dökümü alınmış veya bilgisayar ortamında görevlilerin her zaman başvurusuna hazır konumda bulundurulacak, uygulanması sağlanacaktır.
b) Yazıların zamanında gereğinin yapılmasından ve cevaplandırılmasından birim amiri ile ilgili memur sorumlu olup, herhangi bir tekide mahal verilmeyecektir.
Yönergedeki Boşluklar
MADDE 16- Bu yönergede tadat, tasnif ve tarif edilmeyen hususlar ile tereddüde düşülen hususlarda Kaymakam emrine göre hareket edilecektir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Son Hükümler
Yürürlülük
MADDE 17- Bu yönerge ……./07/2017 tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 18- Bu yönerge hükümlerini Ovacık Kaymakamı yürütür.
Selim ÇOMAKLI
Kaymakam
BİRİNCİ BÖLÜM
Genel Esaslar
Amaç
MADDE 1- Bu Yönergenin amacı; Ovacık Kaymakamlığı’nda imzaya yetkili görevlileri belirlemek, kamusal görevlerin hukuka ve mevzuata uygun olarak, yetki ve sorumluluk ilkesine göre yapılmasını sağlamak suretiyle görev ve hizmetlerin süratli, verimli ve düzenli olarak yürütülmesini temin etmek, kamu hizmetlerinin yürütülmesinde koordinasyonu, işbirliğini ve bütünlüğünü sağlayarak zaman, işgücü ve kaynak israfını önlemektir.
Kapsam
MADDE 2- Bu yönerge 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu ve ilgili mevzuat uyarınca, Kaymakamlık ve bağlı Kurumlara ait iş bölümü ile bu kuruluşların yapacakları yazışmalarda ve yürütecekleri işlemlerde Kaymakam adına imza yetkisi kullanma ilke, şekil ve şartlarını içerir.
Dayanak
MADDE 3-Bu yönerge 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu,3152 sayılı İçişleri Bakanlığı Teşkilat Ve Görevleri Hakkında Kanun, 3046 Sayılı Bakanlıkların Kuruluş Ve Görev Esasları Hakkında Kanun, Valilik Ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev Ve Çalışma Yönetmeliği, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas Ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümleri uyarınca hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4- Bu Yönergede Geçen;
Kaymakamlık: Ovacık Kaymakamlığını,
Kaymakam: Ovacık Kaymakamını,
Makam: Ovacık Kaymakamlık Makamını,
Yazı İşleri Müdürlüğü : Ovacık Kaymakamlığı Yazı İşleri Müdürlüğünü,
Yazı İşleri Müdürü: : Ovacık Kaymakamlığı İlçe Yazı İşleri Müdürünü,
Birim : İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü, İlçe Jandarma Komutanlığı, İlçe Emniyet Amirliği, İlçe Nüfus Müdürlüğü, İlçe Özel İdare Müdürlüğü İle Genel İdareye dahil Daire Ve Kuruluşları ve Belediye Başkanlığını,
Birim Amiri : Kurum Ve Kuruşların En Üst Yöneticilerine,
Büro Yetkilisi : Ovacık Kaymakamlığı Yazı İşleri Müdürlüğü Şefi, Veri Hazırlama Kontrol İşletmeni Ve Bilgisayar İşletmenini,
S.Y.D.V. : Sosyal Yardımlaşma Ve Dayanışma Vakfını İfade Eder.
İLKELER VE USULLER
MADDE 5- Bu yönergenin uygulanmasında aşağıdaki ilke ve yöntemler geçerlidir.
a) Yetki ve sorumlulukların dengeli zamanında ve doğru kullanılması esastır.
b) Bu yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasından, yönergeye göre hareket edilmesinden ve kontrolünden ilgili birim amirleri, kendilerine teslim edilen belgelerin ve yazıların muhafazasından Kaymakamlık Yazı İşleri Müdürü, Bilgisayar İşletmeni, V.H.K.İ ile birimlerin evrak teslim alma ile görevlendirilen personeli sorumludur.
c) Her kademe sorumluluğu derecesinde bilmek durumunda olduğu konular üzerinde aydınlatılır.”Bilme Hakkı” yetki derecesinde kullanılacaktır, bu amaçla;
1) Her Makam sahibi imzaladığı yazılarda üst Makamların bilmesi gerekenleri takdir ederek zamanında bilgi vermekle yükümlüdür.
2) Kaymakam İlçe yönteminin tamamında, Daire ve Birim Amirleri kendi birimleri ile ilgili olarak “Bilme Hakkını” kullanır.
3) Gizli konular sadece bilmesi gerekenlere, bilmesi gerektiği kadar açıklanır.
ç) İmza yetkisinin devrinde Kaymakam’ın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır. Kaymakam gerek gördüğünde, devrettiği yetkileri her zaman kullanabilir.
d) Kaymakamlık ile diğer Makamlar arasında yapılacak yazışmalarda imza yetkisinin kullanılmasında muhatap Makamın seviyesiyle birlikte konunun kapsam ve öneminin göz önünde tutulması temel ilkedir.
e) Yazılar bütün ara kademe amirlerinin parafı alınmadan kesinlikle Makam’a imzaya sunulmaz.
f) Bu yönerge kapsamında birim amirleri kendi aralarında emir ve direktif niteliği içermeyen yazışmaları doğrudan yapabilirler.
g) Yetkilinin izinli veya raporlu olduğu hallerde vekili imza yetkisini kullanır. Bilahare asıl yetkiliye yapılan iş ve işlemlerle ilgili bilgi verilir.
ğ) Kendisine yetki devredilenler, bu yetkiyi Kaymakam’ın onayı olmadıkça bir başkasına devredemez.
h) Birden fazla birimi ilgilendiren veya görüş alınmasını gerektiren yazıların paraf kısmında koordinasyon birimi olarak birim amirlerinin ön parafı bulunur.
I) Birim amirleri birimlerden çıkan bütün yazılardan sorumludur.
i) Yazıların ilgili olduğu birim tarafından hazırlanması ve dağıtımının yapılması esastır.
j) Yazılar varsa ekleri ile birlikte imzaya sunulur.
k) Birim amirleri kendi konuları ile ilgili olarak Kaymakamlık ’tan gönderilen başvuruları incelemeye, kaydını yaptırarak aldıkları dilekçelere yazılı olarak cevap vermeye yetkili ve bu işlerden sorumludur.
l) Doğrudan Makam’a verilen özellik arz eden dilekçelerin cevap yazıları Kaymakam tarafından imzalanacaktır.
m) Basında çıkan yazı, şikâyet, ihbar ve Valilikten gönderilen dilekçeler, ilgili daire amirleri tarafından dikkatle incelenerek, sonuç Kaymakama bildirilecek ve cevap şekli Kaymakam tarafından takdir edilecektir.
n) Normal evrak havalesi; evrak masasında posta, kurye, evrak dağıtıcısı ve faksla gelen evraklar açıldıktan sonra incelenecek ve Makam’ın görmesi gerekenler Yazı İşleri Müdürü tarafından dosya gömleği veya imza kartonu ile Makam’a arz edilecektir.
o) Gizli evrak havalesi; özellik taşıyan gizli, çok gizli veya isme yazılı evraklar açılmadan Makam’a sunulacak ve Makamın talimatı doğrultusunda işlem yapılacaktır.
ö) Yazıların zamanında gereğinin yapılmasından ve cevaplandırılmasından Birim Amiri, ilgili Şef ve Memur sorumlu olup, herhangi bir tekide mahal verilmeyecektir. Günlü ve ivedi yazılar belirtilen günde, normal yazılar ise işlem gerektirenler hariç en geç üç gün içinde gereği yapılarak cevaplandırılır.
p) Her türlü dilekçenin en geç 15 gün içinde cevabı verilir. Eğer iş ve işlemler devam ediyorsa hangi safhada olduğuna dair yine en geç birer aylık zaman aralıklarıyla ilgili makam ve kişilere cevabı yazılır ayrıca sonuç bildirilir. 4892 sayılı bilgi edinme kanunu kapsamında olan dilekçeler için bu kanunda belirtilen süreler geçerlidir.
r) Güvenlik soruşturması ve arşiv araştırmasına ilişkin yazılar,
Yazıların İmzaya Sunulmasında Yöntem
MADDE 6- Yazıların imza için Kaymakamlık Makamına sunulmasında aşağıdaki hususlar göz önünde bulundurulur.
a) Bilgi vermeyi ve açıklama yapmayı gerektiren yazılır, bizzat birim Amirleri tarafından Kaymakam’ın takdir ve onayına sunulur.
b) Kaymakam’ın imzasına sunulacak diğer yazılar Kaymakamlık sekretarya hizmetlerini yürüten görevli personele teslim edilir.
c) Çok acil ve gecikmesinde sakınca bulunan haller hariç imza için beklenilmeyip, teslim edilen ilgiliden bilahare geri alınır.
d) Atama, yer değiştirme, açığa alınma, işten el çektirme, göreve iade, işyeri açma kapatma, memurlar ile gerçek veya tüzel kişilere idari ceza yaptırımları, insan hakları, tüketici hakları vb. önem arz eden yazılar bizzat birim amirleri tarafından önceden bilgi verilerek imzaya sunulur.
e) İlçe dışına çıkıldığında harice yazılan yazılar, olur ve onay yazıları ile önemli diğer yazılar bekletilecek, diğer zamanlarda yazışmaların bir düzen oluşturması bakımından öğleden önce saat 10.30’da öğleden sonra ise 15.00’da Makam’a sunulacaktır.
İKİNCİ BÖLÜM
Devredilen Ve Devredilmeyen Yetkiler
Kaymakam’ın İmzalayacağı Yazılar
MADDE 7- Kaymakam tarafından imza edilecek yazılar şunlardır;
a) Valilik Makamı’ndan gelen yazılara verilecek cevaplar ile Valilik Makamı’na arz edilecek yazılar,
b) Yetki devrinde açıkça belirtilenlerin dışında olan ve Kanun, Tüzük ve Yönetmeliklerde bizzat Kaymakam tarafından imzalanması veya onaylanması gerektiği bildirilen bütün iş ve işlemler, ayrıca özellik arz eden konular; Kaymakamlık görüşünün belirtildiği yazılar, şikayet veya güvenlik talebi ile ilgili dilekçeler; taltif, tenkit, veya tecziye yazıları; “gizli” ve “çok gizli” damgalı yazılar,
c) Prensip, yetki ve uygulamada meydana gelen usulleri ve sorumlulukları değiştiren yazılar,
ç) Şifreli, gizli ve kişiye özel Kaymakam adına gelen yazılara verilecek cevaplar,
d) Devletin hüküm ve tasarrufunda ya da hazinenin özel mülkiyetinde bulunan taşınmazların özellik arz eden bir amaca tahsisi ile ilgili bulunan yazılar,
e) Emniyet ve asayiş ile ilgili bütün yazılar,
f) Teftiş raporu ve layihaların sonuçlarının izlenmesine ilişkin yazılar,
g) 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun uyarınca verilecek, onaylar ve kararlar,
ğ) 3091 sayılı Taşınmaz Mal Zilyetliğine Yapılan Tecavüzlerin Önlenmesi Hakkında Kanuna göre verilecek kararlar,
h) Kaymakam’ın bizzat imzalamayı uygun gördüğü diğer yazılar,
ı) Adaylığa kabul edilme, adaylığın kaldırılması ve asli memurluğa atanma karşılıklı olarak yer değiştirme, ikinci görev verilmesi, geçici görevlendirmeler ile disiplin soruşturmalarının başlatılması ve göreve iade ile ilgili onaylar,
j) Daire ve müesseselerde çalışan memur ve müstahdemlerden asli vazifesine halel gelmemek şartı ile genel ve mahalli hizmetlere müteallik işlerin görülmesinin istenmesine ilişkin onaylar,
k) Umuma açık yerlerin açma ve kapama onayları ile derneklerin faaliyetten alıkonma ve faaliyetlerine izin verme onayları,
l) Memurların ödüllendirme, cezalandırma sicil verme ve terfilerine ilişkin onaylar,
m) Afet anında faaliyete geçecek komisyonların teşekkülüne ve çalışmaları ile ilgili programların yapılmasına ilişkin onaylar,
n) Afetin meydana gelmesinden sonra 18-65 yaş arasında bütün erkeklere görev vermek, resmi ve özel her türlü taşıt araçlarına el koyma ve acil satın almalar ile ilgili onaylar,
o) İlçe İdare Şube Başkanlarının ilçe dışına araçlı veya araçsız görevlendirmelerine dair onaylar,
ö) 4734 sayılı kamu ihale kanunu ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Ve Kontrol Kanunu gereğince Kaymakam onayı gerektiren işlemler,
r) Mahalli her türlü kurul ve komisyonlar bizzat Kaymakam’ın başkanlığında yapılacak ancak duruma göre gerektiğinde bazı kurul ve komisyon başkanlıkları için İlçe İdare Şube Başkanlarından görevlendirme yapılacaktır.
s) İlçe dışına çıkacak taşıtların görevlendirme onayları ( Ambulans ve sağlık araçları görevlendirmeleri Başhekim tarafından yapılacaktır.
Personel İzin İşleri:
a)-Tüm Kurumlarda görevli Kamu Personelinin yıllık izinlerinde göreve başlama ve ayrılma yazılarının (Göreve başlama ve ayrılmada yıllık izin kartları ile birlikte ) Makama arz edecekler.
b) Ancak İlçe jandarma Komutanlığına bağlı Merkez ve dış Karakol Komutanlıkları ve Karakol personel izinleri İlçe Jandarma Komutanı tarafından verilecektir.
Yazı İşleri Müdürü Tarafından Kaymakam Adına İmzalayacağı ve Onaylayacağı Yazılar
MADDE 8- Yazı İşleri Müdürü tarafında imzalanacak ve onaylanacak yazılar şunlardır;
a) Kaymakamlığa gelen (“gizli”,”çok gizli”, “kişiye özel”,” hizmete özel” yazılar, şifreler ile doğrudan Vali tarafından açılır, evrak üzerine gideceği birim yazılır, kaydı yapılır.
b) “İvedi”, “Günlü” ibareli yazılar Kaymakam tarafından havale edilir. Ancak acil durumlarda yazı işleri müdürü tarafından havalesi yapılır, sonucu takip edilir ve en kısa zamanda Makama bilgi verilir.
c) Doğrudan Kaymakamlık Makamı’na yapılan başvurular bir özellik arz etmediği, Kaymakam tarafından görülmesinde bir gereklilik olmadığı, bir ihbarı ya da şikayeti kapsamadığı takdirde, İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünce kaydı yapılarak, ilgili daireye yine Yazı İşleri Müdürü tarafından havale edilir. Bu şekilde ilgili kuruluşa giden evrak işleme konulur.
ç) Tebligat işlemleri.
d) 3091 Sayılı Kanuna göre tahkikat memurlarının görevlendirilmesi (Onay makamdan alınacaktır),
e) Yükseköğretim öğrencilerinin kredi veya yurt başvurularında ailesinin ekonomik ve sosyal durumunu belgeleyen evrakın tasdiki,
f) 4483 sayılı Yasa gereğince Kaymakam tarafından verilen “Soruşturma İzni Verilmesi” veya “Soruşturma İzni Verilmemesi” kararlarının ilgili makam ve kişilere (üst yazıların imza edilmesi dışındaki) tebliğ ve tebellüğ işlemleri ile diğer tebligat işlemleri,
g) İkamet ettiği mahallenin muhtarı tarafından tasdiklenmiş olmak kaydı ile Kredi Yurtlar Kurumuna, Başbakanlık Sosyal Yardımlaşma Ve Dayanışmayı Teşvik Fonuna veya üniversitelere takdim edilmek amacıyla öğrenciler tarafından istenen öğrenci ailelerine yönelik “Meslek Beyan Belgeleri”,
ğ) Askerlik şubesinden yoklama kaçağı, firar, bakayaların yakalanmasına ve düşümlere ilişkin yazıların ilgili zabıtaya havalesi,
h) Yanlış geçen yazıların ilgili makama gönderilmesine ilişkin yazılar,
İlçe Birim Amirleri Tarafından İmzalanacak Yazılar
MADDE 9- Aşağıda belirtilen hususları içeren yazılar İlçe Birim Amirleri tarafından “Kaymakam Adına” imza edilir.
a) Birim amirleri sadece kendi konuları ile ilgili başvuruları bu yönergede belirtilen kurallar çevresinde (ihbar, şikayet, atama, vb. istisnalar dışında) doğrudan doğruya kabul etmeye, kaydını yaparak konuyu incelemeye ve eğer istenen husus; bir durum beyanı veya yasal bir durumun açıklaması ise bunu dilekçe sahiplerine yazılı olarak bildirmeye yetkilidirler.
d) Maaş ödeme belgelerinin eki niteliğinde olan “birleştirilmiş banka listeleri” Mal Müdürü tarafından “Kaymakam Adına “ imza edilir.
İlçe Emniyet Amiri Tarafından İmzalanacak Yazılar
MADDE 10- Aşağıda belirtilen hususları içeren yazılar İlçe Emniyet Amiri tarafından imza edilir;
a) Polis adayları ile ilgili her türlü yazışmalar,
b) Polis eşlerine ilişkin yazışma ve onaylar,
c) Adres tespit yazışmaları.
İlçe Jandarma Komutanı Tarafından İmzalanacak Yazılar
MADDE 11- Aşağıda belirtilen hususları içeren yazılar İlçe Jandarma Komutanı tarafından imza edilir;
a) Adres tespit yazışmalarının yapılması.
İlçe Milli Eğitim Müdürü Tarafından İmzalanacak Yazılar
MADDE 12- Aşağıda belirtilen hususları içeren yazılar İlçe Milli Eğitim Müdürü tarafından imza edilir;
a) Öğretmenler kurulu toplantıları,
b) Sportif müsabaka, bilgi yarışması izin ve olur’ları,
c) Okullarda yapılan müsamere, şenlik, yarışma, seminer, toplantı vb. etkinliklerin onayı,
ç) Yarışma, inceleme, değerlendirme, kutlama ve anma programlarında görevlendirilen öğretmenlerin onayları,
e) Sporcu öğretmenlerin izin onayları,
f) Spor yarışmalarında ve spor kollarında görevlendirilen personelin görevlendirme onayları,
ğ) Özel öğretim kurumları ve öğrenci yurtları personelinin istifa onayları,
h) Halk Eğitim Merkezi kurs onayları.
İlçe Müftüsü Tarafından İmzalanacak Yazılar
MADDE 13- İlçede bulunan tarihi vasıftaki camilerin gezi, fotoğraf çekme vb. izin onayları İlçe müftüsü tarafından imza edilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Yazışma Usulü, Sorumluluk ve Yönergedeki Boşluklar
Yazışma Usulü
MADDE 14- Birimler, yazışmalarında aşağıdaki hususları dikkate alarak yazışma yapacaklardır+;
a) Yazışmalar şekil ve esas bakımından 02/2/2015 tarihli ve 29255 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” hükümlerine uygun olarak yapılacaktır.
b) Onay yazılarında, teklif eden Birim Amirinin ismi ile “Uygun görüşle arz ederim” ibaresinden sonra ilgili Birim Amirinin ismi açılarak Kaymakam’ın onayına sunulacaktır.
c) Bilhassa Valilik Makamı’na yazılacak yazılarda silinti ve karalama yapılmayacak, suretlerde mutlaka ilgililerin parafları bulunacaktır.
ç) Bu yönerge ile devredilen yetkiler çerçevesinde “ Kaymakam adına” yapılacak her türlü havale, onay ve yazışmalar “Kaymakam’a.” İbaresi kullanılarak yetki devredilenin adı ve unvanı ortalanarak yazılmak suretiyle yapılacaktır.
Sorumluluk
MADDE 15- Yönergenin uygulanması ve sorumluluğu yönünden aşağıda belirtilen hususlara uyulacaktır;
a) Bu Yönerge ile verilen yetkilerin tam ve doğru olarak kullanılmasından, Yönergeye uygunluğun sağlanmasından, yazışmaların emir ve usullere uygun yapılmasından ve dosyaların korunmasından birim Amirleri ve birimlerin yazı işleri görevlileri sorumludur. Buna esas olmak üzere yönerge tüm memurlara imza karşılığında okutulacak ve yönergenin bir örneği dökümü alınmış veya bilgisayar ortamında görevlilerin her zaman başvurusuna hazır konumda bulundurulacak, uygulanması sağlanacaktır.
b) Yazıların zamanında gereğinin yapılmasından ve cevaplandırılmasından birim amiri ile ilgili memur sorumlu olup, herhangi bir tekide mahal verilmeyecektir.
Yönergedeki Boşluklar
MADDE 16- Bu yönergede tadat, tasnif ve tarif edilmeyen hususlar ile tereddüde düşülen hususlarda Kaymakam emrine göre hareket edilecektir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Son Hükümler
Yürürlülük
MADDE 17- Bu yönerge ……./07/2017 tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 18- Bu yönerge hükümlerini Ovacık Kaymakamı yürütür.
Selim ÇOMAKLI
Kaymakam
